Zusammengefasste Leistungsbeschreibung
1. Technologie
- Native Client-Server Technologie für höchste Performance; LAN und WAN-Zugriff via TCP/IP
- Multitasking (Mehrfenster-Technik)
- native Client-/Serversoftware für MacOS (ab 10.5) und Windows (ab XP).
- Zeiterfassungswidget für Dashboard (MacOS ab 10.6) und Sidebar (Windows ab Vista)
- Web-Frontend (lizenzfrei für beliebig viele User) für Zeiterfassung, Job-Briefings und Kontaktdaten
- autom. BackUp-Funktion am Server
- Transaktions-Logfile für höchste Datensicherheit (Server)
- Manipulationssicherer (GDPdU) und ausfallsicherer Datenbank- & Applikationsserver inkl. autom. BackUp-Modul
2. Allgemein
- Einstellbarer Desktop für persönliche Job-Übersicht und to do´s
- Content-bezogene Onlinehilfe
- Frei definierbare Auswahllisten (Kontaktgruppen, Projektkategorien, Einheiten etc.)
- Frei definierbare Lieferantenleistungen (von Druckereispezifikationen über Model-Datenbank bis Location-Verzeichnis)
- Mail-Server-Integration mit SSL, IMAP-Ordner für Jobs
- Freie Definition sämtlicher Nummernkreisläufe (Kunden-Nr., Rechnungs-Nr., Job-Nr. usw.)
- Frei einstellbares Zahlenformat (Währungskennzeichen links, rechts oder ohne usw.)
- autom. eMail-Benachrichtigungen für fehlende Stundenerfassung, Zugeordnete oder geänderte Briefings, sowie veränderte Termine
- Definition von Textbausteinen als schnelle Ausfüllhilfe für Beschreibungen & Briefings
- ical/WebDAV-Sync für Job-Termine, Wiedervorlagen, to do´s und sonstige Erinnerungen für Groupware (iCal, Kerio, Exchange etc.)
- DMS: autom. jobbezogene Ordner-Verwaltung auf Mac-, Linux- (auch NAS) oder Windows-Server für die Ablage digitaler Unterlagen (z.B. PDFs, PhotoShop etc.) inkl. Einbindung/Aufruf aus der Spirit- Oberfläche
- vCard, Outlook oder TEXT- Adress- Import und Export
- concurrent User-Model: es können beliebig viele Benutzer (-Rechte) angelegt werden
- Mitarbeiterverwaltung mit täglichen Sollstunden, Fehlzeiten, Freelancer-Status etc.
- Reporting-Editor für die Erstellung beliebiger Listen und Tabellen; als Vorlagen hinterlegbar
- Generierung von Excel-Tabellen z. B. für Auswertungen
- Web-Zugriffe unlimitiert und lizenzfrei
- Integrierte WYSIWYG-Textverarbeitung (what you see is what you get) für freie Formulargestaltung der Geschäftsunterlagen (von A wie Angebot bis Z wie Zahlungserinnerung); Preview und Vergrößerungsfunktion, Rechtschreibkontrolle, freie Formular-Anpassung und Verwendung sämtlicher Datenbankfelder ohne Programmierung durch Anwender möglich.
- Ausgabe sämtlicher Formulare als Druck, HTML-Mail oder PDF bzw. direkter PDF-Mailversand
- Mandantenfähig (Option): Getrennte Mandantenführung wie auch übergreifende Auswertungen möglich
- Fremdwährung (Option): Für Kunden und Lieferanten können beliebige Fremdwährungen definiert werden inkl. spezifischem Zahlenformat (US$, CHF)
- Mehrsprachenfähig: Die Oberfläche kann userbezogen eingestellt werden. Deutsch, englisch, franzözisch und italienisch verfügbar. Weitere Sprachen können selbst durch den Anwender via Übersetzungstabelle hinzugefügt werden.
- IMAP-Mail-Ablage: Spirit erstellt automatisch jobbezogene Mail-Ordner auf Ihrem Mailserver; direkter Versand aus spirit, z.B. PDF-Angebot etc.
- ical/WebDAV-Sync für Job-Termine, Wiedervorlagen, to do ́s und sonstige Erinnerungen z.B. Kundengeburtstage für Groupware (iCal, Kerio, Exchange etc.)
3. Stammdaten
3.1. Adressen
- Adressen mit Postfach und GoogleMap-Anbindung
- manuelle und autom. Kontakthistorie (z. B. bei Serien-eMails)
- freie Gruppierung von Adressen
- Indiv. und multiple Kategorisierung von Personen; Verteiler-Schlüssel
- Logo- und Bildfelder (Firmenlogo, Foto der Person)
- Freie Suchfunktionen mit Kombinationen auf alle Felder (!)
- vCard-Import & Export
- Umfangreiche Verteilerfunktion
- Suchkombination abspeicherbar
- Personen-Auswahl als Mengen „Set“ fest speicherbar
- eMail-Versand von Einzel- und Serienmails (Newsletter) bei voller HTML-Unterstützung
- Wiedervorlage-Funktion via Kalender und/oder mit autom. Erinnerungsmail
- SPAM-Filter zur Sperrung unerwünschter Newsletter
- CRM- und PR-Funktionen für Selektion, Aussendung und Dokumentation
3.2. Kunden
- Zahlungskonditionen mit Kreditlimit und aktueller Kontostand
- Definition von Debitoren-, Kostenstellen- und Erlöskonto-Nummer
- kundenbezogene Vorgaben für Job-Nummern
- kundenbezogene Preislisten und Kalkulationsvorgaben, z. B. FL-Aufschlag
- Team-Zuordnung (geschützte Gruppe)
3.3. Lieferanten
- Branchenzuordnung/Leisungsarten und Gruppen-Definition
- Hinterlegung von Einkaufspreisen und Standard-Kalkulation
- Ausschreibungsfunktion via eMail oder Fax/Brief
- Zahlungskondition
- Einkaufsstatistik
- Freelancer + KSK-Kennzeichnung
3.4.Mitarbeiter
- Lohn- & Kostendaten; Kostenstellen-Zuordnung
- Fehlzeiten (Urlaub, Krankheit, Elternzeit etc.)
- Umfangreiche Stundenauswertung nach Zeit (von Tag bis Jahr), Soll-/Ist-Abgleich, nach Leistungen und Kunden; auch kombiniert anwendbar
- Team-Gruppierung (geschützte Kunden/Projekt-Gruppe)
4. Projektverwaltung
- Duplizierfunktion z. B. für Musterjobs
- Echtzeit-Kalkulation sämtlicher Leistungen (Fremd-, Eigenleistung und Material) mit Deckungsbeitrag (es wird keine separate Vor- oder Nachkalkulation benötigt)
- Preisfindung nach Leistung, Kunde oder Mitarbeiter und kombiniert möglich
- Briefings mit beliebig großen Textfeldern (multistyle formatierbar) mit beliebig vielen Seiten
- Erstellung von KVAs, Status-Berichten, Timelines
- permanenter Soll-Ist-Vergleich sämtlicher Werte
- autom. Benachrichtigung bei Änderungen oder Abweichung vom Sollwert
- Festlegung von Verantwortlichkeiten und Delegation/Zuordnung von Leistungen
- Vorschlagsfunktion abzurechnender Leistungen/Jobs
- Unterscheidung von weiter- und nicht weiterberechenbaren Leistungen
- Reporting angefangener und laufender Leistungen
- Lebenszyklus-Statusfunktion (von Angebot über teilabgerechnet bis archiviert)
- autom. Job-Kostenaktualisierung bei unerwarteten Aufwendungen
- Hinterlegung von Kontakt- und Bestelldaten des Kunden je Job (Auftrags-Nummer etc.)
- Abweichende Rechnungsanschrift zum Auftraggeber
- Multiple Job-Abrechnung/Rechnungssplit an mehrere Kunden
- Budgetierung von Jobs (Limit-Funktion), Etatzuweisung mit autom. Abgleich
- Teamzuordnung/Aufgabenverteilung
- Mitarbeiterbezogene Zeit- und Aufgabenplanung mit Start- & Endtermin
- beliebige Job-Erweiterung und Teil- oder Komplett-Abrechnung
- autom. Übergabe der Werte zur Abrechnung
- Echtzeitauswertung der Ist-Stunden mit Protokollen der Mitarbeiter, nach Zeitraum, nach Leistung etc.
- Fremdleistungs-Ausschreibung und Beauftragung
- KSK-Berücksichtigung bei Freelancern in der Kalkulation
- To do-Listen nach Termin, Verantwortlichkeit, Kunde, Lieferant
- Reporting der aktuellen Mitarbeiter-Planung und Auslastung
- automatische Duplizierung bei periodisch wiederkehrenden Jobs, z. B. Monatsbetreuung
- Jobbezogene Verzeichnisstruktur für Datei-Ablage (DMS)
5. Etatmodul
6. Ressourcen/Material
- Materialverwaltung mit Bestandsführung/Verfügbarkeitswarnung
- Bestandslisten/Bestellvorschläge
- Mengen-Preisstaffel
7. Auswertungen
- Umsatzentwicklung Agentur der letzten 24 Monate (Vergleichsansicht)
- Cockpit für aktuelle Finanz-Situation / Liquidität
- Umsatzauswertungen für Kunden, Lieferanten und Mitarbeiter
- Mitarbeiter-Effektivität
- Umsatz vs. erfasste Stunden der Eigenleistungen
- Forecast und Planzahlen in der Zukunft; nach Monat global bis zu einzelnen Jobs runtergebrochen
- autom. eMail-Warnung bei frei zu definierenden kritischen Werten
- Alle Auswertungen frei filterbar (nach Zeitraum, Kunde etc.)
- Viele Auswertungen werden grafisch visualisiert
- Übergabe nach Excel und weiteren BI-Tools möglich (z. B. QlickView).
8. Buchhaltung
- Abrechnung von von komplett bis Teilschritten, pauschal oder nach Sollstunden und Iststunden
- autom. Abrechnung bei periodisch wiederkehrenden Jobs (Hosting, Monatspauschale etc.)
- Eingangsrechnungsprüfung mit autom. Anpassung der Kalkulation bei Abweichung
- Dreistufiger Freigabeprozess mit eMail-Weiterleitung der gescannten Lieferantenrechnung zur Freigabe und Bezahlung
- Einfache Sammelübertragung von DTA (electronic Banking) Überweisungen
- Übersicht offene Kunden- und Lieferantenrechnungen
- Zahlungsvorschläge unter Ausnutzung von Skonto
- OP-Liste mit Teilzahlungsfunktion
- 3-stufiges Mahnwesen
- Kassenbuch mit Zuordnung zu Jobs
- Vorkontierung und DATEV-Schnitttelle (KNE/OBE); von MacOS und Windows
- Künstler-Sozialkasse (Kalkulation/wb und Jahresmeldung an KSK)
- Sammel Eingangs-/Ausgangsrechnungen; Splitbuchungen
- Buchungs-Freigabe-Funktion zur endgültigen Bestätigung erfasster bzw. geschriebener Rechnungen
- Storno-/Gutschrift mit umkehrbaren Vorzeichen
- Fremdwährungen mit autom. Umrechnung und dynamischer Kalkulationsanpassung des Wechselkurses
- Manipulationssicher nach GDPdU