• Native Client-Server Technologie für höchste Performance; LAN und WAN-Zugriff via TCP/IP
• Multitasking (Mehrfenster-Technik)
• native Client-/Serversoftware für MacOS (ab 10.5) und Windows (ab XP).
• Zeiterfassungswidget für Dashboard (MacOS ab 10.6) und Sidebar (Windows ab Vista)
• Web-Frontend (lizenzfrei für beliebig viele User) für Zeiterfassung, Job-Briefings und Kontaktdaten
• autom. BackUp-Funktion am Server
• Transaktions-Logfile für höchste Datensicherheit (Server)
• Manipulationssicherer (GDPdU) und ausfallsicherer Datenbank- & Applikationsserver inkl. autom. BackUp-Modul

• Einstellbarer Desktop für persönliche Job-Übersicht und to do´s
• Content-bezogene Onlinehilfe
• Frei definierbare Auswahllisten (Kontaktgruppen, Projektkategorien, Einheiten etc.)
• Frei definierbare Lieferantenleistungen (von Druckereispezifikationen über Model-Datenbank bis Location-Verzeichnis)
• Mail-Server-Integration mit SSL, IMAP-Ordner für Jobs
• Freie Definition sämtlicher Nummernkreisläufe (Kunden-Nr., Rechnungs-Nr., Job-Nr. usw.)
• Frei einstellbares Zahlenformat (Währungskennzeichen links, rechts oder ohne usw.)
• autom. eMail-Benachrichtigungen für fehlende Stundenerfassung, Zugeordnete oder geänderte Briefings, sowie veränderte Termine
• Definition von Textbausteinen als schnelle Ausfüllhilfe für Beschreibungen & Briefings
• ical/WebDAV-Sync für Job-Termine, Wiedervorlagen, to do´s und sonstige Erinnerungen für Groupware (iCal, Kerio, Exchange etc.)
• DMS: autom. jobbezogene Ordner-Verwaltung auf Mac-, Linux- (auch NAS) oder Windows-Server für die Ablage digitaler Unterlagen (z.B. PDFs, PhotoShop etc.) inkl. Einbindung/Aufruf aus der Spirit- Oberfläche
• vCard, Outlook oder TEXT- Adress- Import und Export
• concurrent User-Model: es können beliebig viele Benutzer (-Rechte) angelegt werden
• Mitarbeiterverwaltung mit täglichen Sollstunden, Fehlzeiten, Freelancer-Status etc.
• Reporting-Editor für die Erstellung beliebiger Listen und Tabellen; als Vorlagen hinterlegbar
• Generierung von Excel-Tabellen z. B. für Auswertungen
• Web-Zugriffe unlimitiert und lizenzfrei
• Integrierte WYSIWYG-Textverarbeitung (what you see is what you get) für freie Formulargestaltung der Geschäftsunterlagen (von A wie Angebot bis Z wie Zahlungserinnerung); Preview und Vergrößerungsfunktion, Rechtschreibkontrolle, freie Formular-Anpassung und Verwendung sämtlicher Datenbankfelder ohne Programmierung durch Anwender möglich.
• Ausgabe sämtlicher Formulare als Druck, HTML-Mail oder PDF bzw. direkter PDF-Mailversand
• Mandantenfähig (Option): Getrennte Mandantenführung wie auch übergreifende Auswertungen möglich
• Fremdwährung (Option): Für Kunden und Lieferanten können beliebige Fremdwährungen definiert werden inkl. spezifischem Zahlenformat (US$, CHF)
• Mehrsprachenfähig: Die Oberfläche kann userbezogen eingestellt werden. Deutsch, englisch, franzözisch und italienisch verfügbar. Weitere Sprachen können selbst durch den Anwender via Übersetzungstabelle hinzugefügt werden.
• IMAP-Mail-Ablage: Spirit erstellt automatisch jobbezogene Mail-Ordner auf Ihrem Mailserver; direkter Versand aus spirit, z.B. PDF-Angebot etc.
• ical/WebDAV-Sync für Job-Termine, Wiedervorlagen, to do ́s und sonstige Erinnerungen z.B. Kundengeburtstage für Groupware (iCal, Kerio, Exchange etc.)

3.1. Adressen

• Adressen mit Postfach und GoogleMap-Anbindung
• manuelle und autom. Kontakthistorie (z. B. bei Serien-eMails)
• freie Gruppierung von Adressen
• Indiv. und multiple Kategorisierung von Personen; Verteiler-Schlüssel
• Logo- und Bildfelder (Firmenlogo, Foto der Person)
• Freie Suchfunktionen mit Kombinationen auf alle Felder (!)
• vCard-Import & Export
• Umfangreiche Verteilerfunktion
• Suchkombination abspeicherbar
• Personen-Auswahl als Mengen „Set“ fest speicherbar
• eMail-Versand von Einzel- und Serienmails (Newsletter) bei voller HTML-Unterstützung
• Wiedervorlage-Funktion via Kalender und/oder mit autom. Erinnerungsmail
• SPAM-Filter zur Sperrung unerwünschter Newsletter
• CRM- und PR-Funktionen für Selektion, Aussendung und Dokumentation

3.2. Kunden

• Zahlungskonditionen mit Kreditlimit und aktueller Kontostand
• Definition von Debitoren-, Kostenstellen- und Erlöskonto-Nummer
• kundenbezogene Vorgaben für Job-Nummern
• kundenbezogene Preislisten und Kalkulationsvorgaben, z. B. FL-Aufschlag
• Team-Zuordnung (geschützte Gruppe)

3.3. Lieferanten

• Branchenzuordnung/Leisungsarten und Gruppen-Definition
• Hinterlegung von Einkaufspreisen und Standard-Kalkulation
• Ausschreibungsfunktion via eMail oder Fax/Brief
• Zahlungskondition
• Einkaufsstatistik
• Freelancer + KSK-Kennzeichnung

3.4.Mitarbeiter

• Lohn- & Kostendaten; Kostenstellen-Zuordnung
• Fehlzeiten (Urlaub, Krankheit, Elternzeit etc.)
• Umfangreiche Stundenauswertung nach Zeit (von Tag bis Jahr), Soll-/Ist-Abgleich, nach Leistungen und Kunden; auch kombiniert anwendbar
• Team-Gruppierung (geschützte Kunden/Projekt-Gruppe)

• Duplizierfunktion z. B. für Musterjobs
• Echtzeit-Kalkulation sämtlicher Leistungen (Fremd-, Eigenleistung und Material) mit Deckungsbeitrag (es wird keine separate Vor- oder Nachkalkulation benötigt)
• Preisfindung nach Leistung, Kunde oder Mitarbeiter und kombiniert möglich
• Briefings mit beliebig großen Textfeldern (multistyle formatierbar) mit beliebig vielen Seiten
• Erstellung von KVAs, Status-Berichten, Timelines
• permanenter Soll-Ist-Vergleich sämtlicher Werte
• autom. Benachrichtigung bei Änderungen oder Abweichung vom Sollwert
• Festlegung von Verantwortlichkeiten und Delegation/Zuordnung von Leistungen
• Vorschlagsfunktion abzurechnender Leistungen/Jobs
• Unterscheidung von weiter- und nicht weiterberechenbaren Leistungen
• Reporting angefangener und laufender Leistungen
• Lebenszyklus-Statusfunktion (von Angebot über teilabgerechnet bis archiviert)
• autom. Job-Kostenaktualisierung bei unerwarteten Aufwendungen
• Hinterlegung von Kontakt- und Bestelldaten des Kunden je Job (Auftrags-Nummer etc.)
• Abweichende Rechnungsanschrift zum Auftraggeber
• Multiple Job-Abrechnung/Rechnungssplit an mehrere Kunden
• Budgetierung von Jobs (Limit-Funktion), Etatzuweisung mit autom. Abgleich
• Teamzuordnung/Aufgabenverteilung
• Mitarbeiterbezogene Zeit- und Aufgabenplanung mit Start- & Endtermin
• beliebige Job-Erweiterung und Teil- oder Komplett-Abrechnung
• autom. Übergabe der Werte zur Abrechnung
• Echtzeitauswertung der Ist-Stunden mit Protokollen der Mitarbeiter, nach Zeitraum, nach Leistung etc.
• Fremdleistungs-Ausschreibung und Beauftragung
• KSK-Berücksichtigung bei Freelancern in der Kalkulation
• To do-Listen nach Termin, Verantwortlichkeit, Kunde, Lieferant
• Reporting der aktuellen Mitarbeiter-Planung und Auslastung
• automatische Duplizierung bei periodisch wiederkehrenden Jobs, z. B. Monatsbetreuung
• Jobbezogene Verzeichnisstruktur für Datei-Ablage (DMS)

• Kundenbezogene Etatplanung nach Monaten für Soll-/Ist-Vergleich
• Planwerte für Eigen- und Fremdleistung, Soll-/Ist-Übersicht und was davon abgerechnet
• autom. Abgleich zugeordneter Jobs und Abrechnungen

• Materialverwaltung mit Bestandsführung/Verfügbarkeitswarnung
• Bestandslisten/Bestellvorschläge
• Mengen-Preisstaffel

• Umsatzentwicklung Agentur der letzten 24 Monate (Vergleichsansicht)
• Cockpit für aktuelle Finanz-Situation / Liquidität
• Umsatzauswertungen für Kunden, Lieferanten und Mitarbeiter
• Mitarbeiter-Effektivität
• Umsatz vs. erfasste Stunden der Eigenleistungen
• Forecast und Planzahlen in der Zukunft; nach Monat global bis zu einzelnen Jobs runtergebrochen
• autom. eMail-Warnung bei frei zu definierenden kritischen Werten
• Alle Auswertungen frei filterbar (nach Zeitraum, Kunde etc.)
• Viele Auswertungen werden grafisch visualisiert
• Übergabe nach Excel und weiteren BI-Tools möglich (z. B. QlickView).

• Abrechnung von von komplett bis Teilschritten, pauschal oder nach Sollstunden und Iststunden
• autom. Abrechnung bei periodisch wiederkehrenden Jobs (Hosting, Monatspauschale etc.)
• Eingangsrechnungsprüfung mit autom. Anpassung der Kalkulation bei Abweichung
• Dreistufiger Freigabeprozess mit eMail-Weiterleitung der gescannten Lieferantenrechnung zur Freigabe und Bezahlung
• Einfache Sammelübertragung von DTA (electronic Banking) Überweisungen
• Übersicht offene Kunden- und Lieferantenrechnungen
• Zahlungsvorschläge unter Ausnutzung von Skonto
• OP-Liste mit Teilzahlungsfunktion
• 3-stufiges Mahnwesen
• Kassenbuch mit Zuordnung zu Jobs
• Vorkontierung und DATEV-Schnitttelle (KNE/OBE); von MacOS und Windows
• Künstler-Sozialkasse (Kalkulation/wb und Jahresmeldung an KSK)
• Sammel Eingangs-/Ausgangsrechnungen; Splitbuchungen
• Buchungs-Freigabe-Funktion zur endgültigen Bestätigung erfasster bzw. geschriebener Rechnungen
• Storno-/Gutschrift mit umkehrbaren Vorzeichen
• Fremdwährungen mit autom. Umrechnung und dynamischer Kalkulationsanpassung des Wechselkurses
• Manipulationssicher nach GDPdU